En los procesos de cierre del ejercicio para la elaboración de la memoria de sostenibilidad, los equipos de ESG se enfrentan a una situación que se repite con más frecuencia de la que se reconoce públicamente: muchas iniciativas de bienestar que estuvieron activas durante el año no pueden reportarse porque la documentación no está en el formato que el reporting requiere.
La documentación es lo que convierte una iniciativa activa en un indicador reportable.
Una iniciativa de bienestar menstrual puede haber estado funcionando durante todo el ejercicio, con producto disponible en los aseos del edificio y una plantilla satisfecha, y aun así no ser reportable en el informe de sostenibilidad si no tiene los elementos de documentación correctos. Los auditores de sostenibilidad y los marcos de reporte no evalúan si el servicio existe. Evalúan si hay evidencia verificable de que existe, con indicadores cuantificables y trazabilidad documentada.
Este artículo describe los seis elementos de documentación que una iniciativa de bienestar menstrual necesita para ser reportable bajo los estándares GRI y ESRS S1 en la memoria de sostenibilidad del ejercicio.
Punto 1: La medida está incluida en el plan de igualdad con redacción auditable
El primer elemento de documentación es la existencia de la medida en el plan de igualdad registrado en el REGCON, con una redacción que tenga estructura auditable: colectivo beneficiario definido, mecanismo de implantación especificado, plazo concreto, indicador de seguimiento medible, persona o cargo responsable de la ejecución y fuente de financiación clara.
Una medida del plan de igualdad redactada de forma genérica («la empresa fomentará el acceso a productos menstruales») no genera evidencia de implementación. Una medida con estructura completa sí lo hace.
Punto 2: Historial del servicio del proveedor
El segundo elemento es la documentación del servicio por parte del proveedor: fechas de envío de las recargas, volumen de producto enviado por periodo, cobertura de centros de trabajo incluidos en el servicio y periodo de vigencia del contrato en el ejercicio.
Esta documentación tiene una ventaja clave para el reporting ESG: proviene de una fuente externa (el proveedor), lo que le da independencia respecto a la autoevaluación interna de la organización. Los auditores de sostenibilidad valoran específicamente este tipo de evidencia.
En Temis facilitamos este historial a nuestros clientes en el formato que necesiten para el cierre del ejercicio: fecha de activación del servicio, recargas enviadas, cobertura por centro de trabajo y periodo de vigencia.
Punto 3: Número estimado de personas beneficiarias
El tercer elemento es la estimación del número de personas beneficiarias, con el criterio de cálculo documentado. La forma estándar de calcularlo es el total de plantilla femenina en el rango de edad menstruante (un rango orientativo es entre 15 y 52 años, ajustable según la composición real de la plantilla).
Este indicador es el que permite reportar el alcance de la iniciativa en términos de personas, no solo de infraestructura. Los marcos GRI y ESRS requieren datos cuantitativos sobre el colectivo beneficiario para poder reportar la medida como contribución a los indicadores de la serie 400 o del ESRS S1.
Punto 4: Porcentaje de centros de trabajo con cobertura activa
El cuarto elemento es el cálculo del porcentaje de centros de trabajo de la organización con dispensador operativo sobre el total de centros. Este indicador expresa el alcance de la cobertura geográfica de la iniciativa y permite comparar entre ejercicios para mostrar evolución.
Para organizaciones con un solo centro de trabajo, el indicador es binario (100% o 0%). Para organizaciones multisede, expresa el grado de implantación y puede usarse como indicador de seguimiento del plan de igualdad en los ejercicios sucesivos.
Punto 5: Vinculación explícita a los ODS correspondientes
El quinto elemento es la documentación de la vinculación de la iniciativa a los ODS correspondientes en el expediente de la memoria de sostenibilidad. Las metas relevantes son la Meta 3.7 del ODS 3 (salud y bienestar), la Meta 5.6 del ODS 5 (igualdad de género) y la Meta 8.8 del ODS 8 (trabajo decente).
Esta vinculación no puede ser declarativa: debe incluir el indicador que sustenta la afirmación. Para el ODS 3, el indicador es el porcentaje de centros con cobertura de acceso a productos de salud básica. Para el ODS 5, el indicador es la eliminación de una asimetría de condiciones de trabajo entre géneros. Para el ODS 8, el indicador es la mejora documentada de las condiciones del puesto de trabajo para un colectivo específico.
Punto 6: Acta de la comisión de seguimiento del plan de igualdad
El sexto elemento es la existencia de al menos un acta de la comisión de seguimiento del plan de igualdad del ejercicio que mencione la medida de bienestar menstrual como activa y en funcionamiento.
Este elemento cumple una función específica en el proceso de auditoría: documenta que la organización ha realizado el seguimiento formal de la medida a través del órgano competente para ello (la comisión negociadora o de seguimiento del plan de igualdad), lo que acredita que la implantación es real y no meramente declarada.
Cómo preparar estos seis elementos antes del cierre
Si el ejercicio está en sus últimos meses y alguno de estos seis elementos no está completo, el proceso de cierre es el momento de resolverlo. Los puntos 3 y 4 son cálculos internos que requieren datos de plantilla ya disponibles en los sistemas de RRHH. El punto 2 se solicita al proveedor del servicio. Los puntos 1 y 5 requieren una revisión del plan de igualdad y del expediente de la memoria, respectivamente. El punto 6 se documenta en la próxima reunión de la comisión de seguimiento, que puede convocarse con ese propósito específico antes del cierre del ejercicio.
El reporting ESG de una iniciativa de bienestar menstrual requiere documentación específica que va más allá de la existencia del servicio. Con los seis elementos descritos en este checklist, la iniciativa es reportable bajo los estándares GRI 401, GRI 403, GRI 405 y ESRS S1, y puede presentarse como contribución verificable a los ODS 3, 5 y 8 en la memoria de sostenibilidad. Sin ellos, la iniciativa puede existir en la realidad pero no en el informe.
Fuentes citadas
– Global Reporting Initiative, GRI 401 (Empleo), GRI 403 (Salud y seguridad), GRI 405 (Diversidad e igualdad)
– EFRAG, ESRS S1 (Propia plantilla), versión vigente 2024
– Naciones Unidas, ODS metas 3.7, 5.6 y 8.8
– Real Decreto 901/2020, sobre el funcionamiento de la comisión de seguimiento del plan de igualdad
