Al evaluar un servicio de bienestar laboral, es habitual fijarse únicamente en el precio mensual. Sin embargo, este dato no refleja el coste real que asumirá la empresa a lo largo del tiempo.
El concepto de coste total ciclo vida proveedor (Total Cost of Ownership o TCO) permite analizar todos los recursos necesarios para implantar, gestionar y mantener un servicio. Este enfoque ofrece una visión mucho más completa y facilita una mejor evaluación proveedor bienestar empresa.
Tres modelos, tres costes diferentes
Actualmente, las empresas suelen optar por una de estas alternativas para ofrecer productos menstruales en el entorno laboral:
Gestión interna
La empresa compra los productos cuando los necesita y gestiona internamente el almacenamiento, la reposición y el control del stock.
Aunque el coste del producto parece reducido, también hay que considerar el tiempo dedicado por el personal de RR. HH. o Administración para realizar pedidos, recibir el material y mantener el servicio.
Este aspecto suele pasar desapercibido en el análisis coste tiempo RRHH.
Vending convencional
El vending reduce parte de la gestión, pero presenta dos limitaciones importantes:
- Los productos suelen ser de pago para la persona usuaria.
- Requiere mantenimiento técnico y gestión de incidencias.
Por ello, no siempre resulta la opción más adecuada para iniciativas de bienestar o igualdad.
Suscripción estructurada
El modelo de Temis incluye los dispensadores, el suministro de productos y las reposiciones automáticas.
La empresa únicamente instala los dispensadores siguiendo una guía sencilla y, a partir de ese momento, recibe las recargas sin necesidad de realizar pedidos ni controlar el stock.
Este modelo reduce significativamente la gestión interna vs suscripción bienestar, liberando tiempo para el equipo de RR. HH.
Cómo calcular el coste total
Para comparar correctamente las distintas opciones conviene valorar tres elementos:
- Costes directos: compra de productos o cuota de suscripción.
- Costes de gestión: tiempo dedicado por el personal interno para realizar pedidos, controlar existencias y resolver incidencias.
- Costes operativos: posibles roturas de stock, impacto en la experiencia de la plantilla y carga administrativa.
Cuando se incluyen estos factores, el coste total ciclo vida proveedor suele ofrecer una imagen muy distinta de la que transmite el precio mensual.
Un argumento sólido para la toma de decisiones
A la hora de presentar una propuesta a Dirección Financiera, resulta más útil comparar el coste total de cada alternativa que limitarse al importe de la cuota mensual.
Además del ahorro de tiempo y de gestión, una suscripción estructurada aporta otras ventajas:
- Disponibilidad continua del servicio.
- Menor carga administrativa.
- Contribución a los planes de igualdad y a la estrategia ESG.
- Información útil para el reporting de sostenibilidad.
Por ello, la decisión compras servicio bienestar no debería basarse únicamente en el precio, sino en el valor global que aporta cada modelo durante todo su ciclo de vida. En muchos casos, una solución de suscripción acaba siendo más eficiente y rentable que una gestión interna aparentemente más económica.
Fuentes citadas
– Metodología Total Cost of Ownership (TCO) aplicada a servicios de facilities y RRHH
